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Ein Order Management System (OMS) ist eine Software zur zentralen Verwaltung und Abwicklung von Kundenbestellungen. Es begleitet den gesamten Bestellprozess – vom Auftragseingang über Bestandsprüfung und Fulfillment bis hin zu Versand und Retouren. Besonders im Multichannel-Handel hilft ein OMS dabei, Bestellungen aus verschiedenen Verkaufskanälen in einem System zu bündeln. Das Wichtigste in Kürze Ein Order Management System (OMS) zentralisiert Bestellungen, Bestände und Auftragsprozesse über verschiedene Verkaufskanäle. Ein OMS automatisiert viele Schritte der Auftragsabwicklung, etwa Bestandsprüfung, Versand, Dokumentenerstellung und Statusaktualisierungen. Besonders für Händler mit mehreren Verkaufskanälen hilft ein OMS dabei, Prozesse zu vereinheitlichen und den manuellen Aufwand zu reduzieren. Was ist ein Order Management System (OMS)? Ein Order Management System (OMS) ist eine Software, die den Lebenszyklus einer Bestellung digital abbildet und steuert. Dazu gehören unter anderem Auftragserfassung, Bestandsverwaltung, Fulfillment, Versand und Prozesse nach dem Kauf. Das Ziel besteht darin, die verschiedenen Schritte der Auftragsabwicklung zentral zu koordinieren. Bestellungen können beispielsweise aus einem Onlineshop, von Amazon oder anderen Marktplätzen in einem System zusammenlaufen. Dadurch entsteht eine gemeinsame Übersicht über Aufträge und deren aktuellen Status. Dabei ist ein OMS nicht automatisch mit einer Warenwirtschaft oder einem ERP-System gleichzusetzen. Die Systeme können sich bei einzelnen Funktionen überschneiden, verfolgen aber unterschiedliche Schwerpunkte. OMS vs. Warenwirtschaftssystem vs. ERP Ein OMS konzentriert sich auf die Verwaltung und Abwicklung von Bestellungen, während ein Warenwirtschaftssystem vor allem Waren, Bestände und Warenbewegungen verwaltet. Ein ERP-System geht noch weiter und kann verschiedene Unternehmensbereiche wie Einkauf, Vertrieb, Rechnungswesen, Personal oder Produktion miteinander verbinden. Die Grenzen sind in der Praxis allerdings nicht immer eindeutig. Moderne E-Commerce-Systeme kombinieren beispielsweise Funktionen aus Order Management und Warenwirtschaft. Entscheidend ist deshalb weniger die Bezeichnung der Software als ihr konkreter Funktionsumfang. Mehr zum Unterschied zwischen ERP und Warenwirtschaft findest du in unserem Beitrag Was ist ein ERP-System? Wie funktioniert ein OMS? Der Order-Management-Prozess in 3 Phasen Ein Order Management System begleitet eine Bestellung typischerweise durch mehrere aufeinanderfolgende Prozessschritte. Vereinfacht lässt sich der Ablauf in drei Phasen unterteilen. 1. Bestellerfassung (Placement) Zunächst wird die Bestellung über einen Verkaufskanal aufgegeben. Das kann beispielsweise ein eigener Onlineshop oder ein Marktplatz sein. Das OMS übernimmt die Bestelldaten und legt den Auftrag zentral an. Je nach System können dabei auch Zahlungsinformationen, Kundendaten und weitere relevante Angaben übernommen werden. 2. Fulfillment Nach dem Bestelleingang wird die Bestellung für die weitere Abwicklung vorbereitet. Dazu gehören beispielsweise Kommissionierung, Verpackung, Rechnungserstellung und Versand. Das OMS kann dabei verschiedene Prozessschritte automatisieren und den jeweiligen Auftragsstatus aktualisieren. So lässt sich nachvollziehen, ob eine Bestellung noch offen, bereits in Bearbeitung oder schon versendet wurde. 3. Bestandsmanagement Parallel zur Auftragsabwicklung muss der verfügbare Bestand aktuell bleiben. Wird ein Artikel verkauft, sollte die entsprechende Bestandsinformation auch für andere Verkaufskanäle berücksichtigt werden. Gerade bei mehreren Shops und Marktplätzen ist ein zentraler Bestandsabgleich wichtig. Andernfalls besteht das Risiko, dass ein Produkt verkauft wird, obwohl es tatsächlich nicht mehr verfügbar ist. Die wichtigsten Funktionen eines guten OMS Welche Funktionen ein Order Management System bietet, hängt vom jeweiligen Anbieter und Einsatzbereich ab. Zu den zentralen Funktionen gehören jedoch typischerweise: Zentrale Auftragsübersicht über alle Kanäle Ein OMS bündelt Bestellungen aus verschiedenen Verkaufskanälen in einer zentralen Übersicht. Statt Aufträge aus jedem Shop oder Marktplatz einzeln aufzurufen, können Händler sie gemeinsam verwalten. Das erleichtert die Bearbeitung und schafft einen einheitlichen Überblick über offene, laufende und abgeschlossene Bestellungen. Echtzeit-Bestandsführung Ein leistungsfähiges OMS berücksichtigt verfügbare Bestände über die angebundenen Verkaufskanäle hinweg. Änderungen an Beständen können dadurch zeitnah berücksichtigt werden. Das ist besonders relevant, wenn derselbe Artikel gleichzeitig über mehrere Marktplätze und einen eigenen Shop verkauft wird. Automatisierte Versand- und Rechnungsprozesse Viele OMS-Lösungen unterstützen oder automatisieren wiederkehrende Schritte der Auftragsabwicklung. Dazu können beispielsweise die Erstellung von Rechnungen und Lieferscheinen, Versandlabels oder die Übermittlung von Versandinformationen gehören. Dadurch müssen Mitarbeiter:innen nicht jeden Auftrag einzeln bearbeiten. Retouren- und Reklamationsmanagement Auch nach dem Versand endet der Bestellprozess nicht. Retouren, Gutschriften und Reklamationen müssen ebenfalls verarbeitet und dem ursprünglichen Auftrag zugeordnet werden. Ein OMS kann diese Informationen zentral erfassen und dadurch für eine nachvollziehbare Auftragsbearbeitung sorgen. Distributed Order Management (DOM) – kurz erklärt Distributed Order Management (DOM) bezeichnet Funktionen innerhalb eines OMS, mit denen Bestellungen intelligent auf verschiedene Lager, Filialen oder Fulfillment-Ressourcen verteilt werden können. Dabei können beispielsweise verfügbare Bestände, Standorte oder weitere Regeln berücksichtigt werden. Ein Beispiel: Ein Händler verfügt über mehrere Lager. Eine Bestellung kann automatisch dem Standort zugeordnet werden, von dem sie unter den definierten Bedingungen am sinnvollsten erfüllt werden kann. DOM wird deshalb vor allem bei komplexeren Fulfillment-Strukturen und mehreren Lagerstandorten relevant. Multichannel vs. Omnichannel: Warum das für dein OMS relevant ist Multichannel bedeutet, dass ein Händler über mehrere voneinander getrennte Verkaufskanäle verkauft. Dazu können beispielsweise ein eigener Onlineshop, Amazon und eBay gehören. Die Kanäle werden dabei parallel betrieben und müssen nicht vollständig miteinander verbunden sein. Omnichannel geht einen Schritt weiter: Die verschiedenen Kanäle werden stärker miteinander verknüpft, sodass Kund:innen und Unternehmen kanalübergreifend auf zusammenhängende Informationen und Prozesse zugreifen können. Ein Beispiel: Eine Kundin bestellt online und möchte die Ware anschließend in einer Filiale abholen oder über einen anderen Kontaktkanal eine Änderung an ihrer Bestellung vornehmen. Damit solche Prozesse funktionieren, müssen Bestell-, Bestands- und Kundendaten über die verschiedenen Kontaktpunkte hinweg zusammengeführt werden. Für ein OMS ist diese Verbindung besonders relevant, weil das System die Bestellung über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg begleiten soll. Vorteile eines Order Management Systems Die Vorteile eines OMS lassen sich grundsätzlich in interne Vorteile für das Unternehmen und externe Vorteile für Kund:innen unterteilen. Interne Vorteile: weniger manuelle Prozesse und weniger Fehler Ein zentrales OMS kann wiederkehrende Arbeitsschritte automatisieren und Informationen aus verschiedenen Verkaufskanälen zusammenführen. Dadurch müssen Bestellungen, Statusinformationen oder Versanddaten nicht mehrfach manuell übertragen werden. Das kann den Bearbeitungsaufwand reduzieren und gleichzeitig das Risiko von Übertragungsfehlern verringern. Eine zentrale Datenbasis erleichtert außerdem die Kontrolle über offene Aufträge und laufende Prozesse. Externe Vorteile: eine nahtlosere Customer Experience Auch für Kund:innen kann ein strukturiertes Order Management Vorteile bieten. Informationen zum Bestellstatus, zur Lieferung oder zu Retouren lassen sich konsistenter über die verschiedenen Kontaktpunkte hinweg bereitstellen. Gerade im Omnichannel-Handel ist eine konsistente Customer Experience wichtig. Kund:innen erwarten zunehmend, dass Informationen zu ihrer Bestellung unabhängig vom genutzten Kanal aktuell und verfügbar