Wenn Unternehmen die Anforderungen zur Umstellung auf die E-Rechnung nicht fristgerecht erfüllen, drohen Bußgelder und Sanktionen durch Aufsichtsbehörden. Zudem können Geschäftspartner, insbesondere im öffentlichen Sektor, E-Rechnungen zur Voraussetzung machen. Unternehmen, die keine E-Rechnungen ausstellen oder empfangen können, riskieren den Verlust von Aufträgen. Ein weiteres Risiko besteht in der Ineffizienz des manuellen Rechnungsprozesses, der im Vergleich zu digitalen Lösungen langsamer, fehleranfälliger und teurer ist.

Eine E-Rechnungs-Software ermöglicht es Unternehmen, elektronische Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben zu erstellen und zu versenden. Sie automatisiert den Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Archivierung, spart Zeit und minimiert Fehler. Sie unterstützt die Formate wie ZUGFeRD und XRechnung, die in Deutschland und anderen EU-Ländern anerkannt sind. Diese Software ermöglicht den sicheren Datenaustausch, prüft Rechnungsinhalte auf Konformität und stellt sicher, dass die Rechnungen den rechtlichen Standards entsprechen.

Um eine elektronische Rechnung zu erstellen, nutzen Unternehmen spezielle Software, die den gesetzlichen Standards wie ZUGFeRD oder XRechnung entspricht. Die Software generiert die Rechnung mit allen erforderlichen Informationen, wie Absender- und Empfängerdaten, Rechnungspositionen und Mehrwertsteuerangaben. Diese Daten werden in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format gespeichert und können elektronisch übermittelt werden. Nach der Erstellung erfolgt der Versand der Rechnung an den Empfänger, meist über gesicherte digitale Kanäle oder per E-Mail.

Ab 2025 wird die Pflicht zur Annahme elektronischer Rechnungen in vielen EU-Ländern, einschließlich Deutschland, für Unternehmen und die öffentliche Verwaltung eingeführt. Insbesondere für den öffentlichen Sektor wird der Empfang von E-Rechnungen zur Voraussetzung. Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, müssen sicherstellen, dass sie ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen verarbeiten können. Für Unternehmen im B2B-Bereich können ebenfalls Vorschriften oder Vertragsbedingungen den E-Rechnungsempfang verlangen.

Die elektronische Rechnung bietet viele Vorteile, darunter Kosteneinsparungen durch die Reduktion von Papier-, Druck- und Portokosten. Die Automatisierung des Rechnungsprozesses führt zu schnelleren Bearbeitungszeiten, einer verbesserten Nachverfolgbarkeit und geringeren Fehlerquoten. Außerdem erleichtert sie die gesetzeskonforme Archivierung von Rechnungen. Unternehmen können zudem von Rabatten durch schnelleres Bezahlen profitieren. Durch die digitale Verarbeitung wird der Prozess insgesamt effizienter und umweltfreundlicher.

E-Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen Vorgaben ein strukturiertes, maschinenlesbares Format wie ZUGFeRD oder XRechnung verwenden. Diese Formate stellen sicher, dass Rechnungen alle notwendigen Informationen wie Rechnungsnummer, Mehrwertsteuer, Adressdaten und Zahlungsbedingungen enthalten. Sie müssen zudem sicher und elektronisch archiviert werden, damit sie jederzeit zugänglich sind und den Anforderungen des Finanzamts oder anderer Prüfungsinstanzen entsprechen. ZUGFeRD kombiniert strukturierte Daten mit einer PDF-Darstellung für die menschliche Lesbarkeit.

Die frühzeitige Umstellung auf die E-Rechnung bringt zahlreiche Vorteile, wie die Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und die Vermeidung von Strafzahlungen. Unternehmen können durch die frühzeitige Implementierung ihre Prozesse optimieren, effizienter arbeiten und Kosten einsparen. Darüber hinaus gewinnen sie Zeit, um ihre Mitarbeiter zu schulen und die benötigte IT-Infrastruktur anzupassen. Unternehmen, die sich frühzeitig umstellen, können Wettbewerbsvorteile erlangen, indem sie flexibler und schneller auf Marktanforderungen reagieren.