Ein Warenwirtschaftssystem zu wechseln kann sinnvoll werden, wenn das bestehende System mit dem Unternehmen nicht mehr mithält. Steigende Bestellzahlen, zusätzliche Verkaufskanäle oder neue Anforderungen an Lager und Auftragsabwicklung können dafür sorgen, dass bisherige Prozesse nicht mehr effizient funktionieren.
Auch die Kosten können einen Wechsel auslösen. Preiserhöhungen, zusätzliche Gebühren für Schnittstellen oder ein Preismodell, das bei wachsendem Bestellvolumen zunehmend unattraktiv wird, sind typische Gründe.
Weitere Warnzeichen sind technische Einschränkungen. Dazu gehören beispielsweise fehlende Cloud-Verfügbarkeit, veraltete Oberflächen oder unzuverlässige Marktplatz-Anbindungen.
Auch zu viele manuelle Arbeitsschritte sprechen für eine Überprüfung. Wenn du Bestände zusätzlich in Excel pflegst oder Bestellungen zwischen mehreren Systemen übertragen musst, steigt der Aufwand und das Fehlerrisiko.
Der richtige Zeitpunkt für einen Systemwechsel ist idealerweise bevor akute Probleme entstehen. Wenn Bestandsfehler, doppelte Datenpflege oder Systemausfälle bereits zum Alltag gehören, bleibt oft wenig Zeit für eine sorgfältige Umstellung.
Auch saisonale Faktoren solltest du berücksichtigen. Plane den Wechsel möglichst nicht unmittelbar vor dem Weihnachtsgeschäft oder einer anderen wichtigen Verkaufsphase.
Ein ausreichender zeitlicher Vorlauf gibt dir Gelegenheit, Daten zu bereinigen, Schnittstellen zu testen und dein Team mit dem neuen System vertraut zu machen.
Bevor du ein neues Warenwirtschaftssystem auswählst, solltest du deine Anforderungen konkret festlegen. Dazu gehören deine Verkaufskanäle, das monatliche Bestellvolumen und die Funktionen, die du täglich benötigst.
Erstelle eine Liste mit Pflichtfunktionen und zusätzlichen Anforderungen. Dazu können beispielsweise Lagerverwaltung, Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung, Automatisierungen oder bestimmte Marktplatz- und Shop-Schnittstellen gehören.
Je genauer deine Anforderungen sind, desto leichter kannst du verschiedene Systeme miteinander vergleichen.
Vor der Migration solltest du deinen bestehenden Datenbestand überprüfen. Dazu gehören insbesondere Artikel-, Kunden- und Auftragsdaten.
Entferne doppelte oder veraltete Datensätze und kontrolliere Artikelnummern, Preise, Bestände und Produktinformationen. So verhinderst du, dass Fehler aus dem alten System direkt in das neue übernommen werden.
Gerade bei einem lange genutzten Warenwirtschaftssystem kann dieser Schritt umfangreicher ausfallen. Deshalb solltest du die Datenbereinigung frühzeitig einplanen.
Erst wenn deine Anforderungen feststehen, solltest du das neue Warenwirtschaftssystem auswählen. Neben dem Preis spielen Funktionen, Schnittstellen, Bedienung und Support eine wichtige Rolle.
Eine ausführliche Übersicht verschiedener cloudbasierter Lösungen findest du im Artikel Bestes Warenwirtschaftssystem cloudbasiert.
Nutze anschließend eine Demo oder Testphase. Prüfe möglichst mit realistischen Beispielen, wie Bestellungen importiert werden, wie Bestände synchronisiert werden und ob die täglichen Abläufe zu deinem Unternehmen passen.
Ein Migrationsplan legt fest, wann welche Daten und Prozesse übertragen werden. Definiere außerdem Verantwortlichkeiten und einen konkreten Termin für den Go-Live.
Wenn es dein neues und dein altes System erlauben, kann ein zeitlich begrenzter Parallelbetrieb sinnvoll sein. So kannst du wichtige Funktionen testen, bevor das alte System endgültig abgeschaltet wird.
Lege außerdem fest, wer die Datenmigration kontrolliert, Schnittstellen testet und bei Problemen während der Umstellung Entscheidungen trifft.
Die erste Datenmigration sollte möglichst in einer Testumgebung stattfinden. Übertrage nicht sofort den gesamten Datenbestand in das produktive System.
Prüfe anschließend, ob Artikel, Kunden, Bestellungen und Bestände korrekt übernommen wurden. Kontrolliere besonders Artikelnummern, Pflichtfelder und Zuordnungen zwischen verschiedenen Verkaufskanälen.
Erst wenn die Testmigration erfolgreich abgeschlossen ist, sollte die endgültige Übertragung erfolgen.
Ein neues Warenwirtschaftssystem kann bestehende Arbeitsabläufe verändern. Dein Team sollte deshalb vor dem Go-Live mit den wichtigsten Funktionen vertraut sein.
Zeige beispielsweise, wie Bestellungen bearbeitet, Bestände kontrolliert, Dokumente erstellt und Fehler korrigiert werden. Praktische Beispiele aus dem Tagesgeschäft sind dabei besonders hilfreich.
Beim Go-Live wird das neue Warenwirtschaftssystem produktiv eingesetzt. In den ersten Tagen solltest du die wichtigsten Prozesse besonders eng kontrollieren.
Prüfe eingehende Bestellungen, Bestandsänderungen, Marktplatz-Schnittstellen und Dokumente. Auch Versandstatus und Trackingdaten sollten kontrolliert werden.
Nach den ersten Tagen lohnt sich eine kurze Nachkontrolle. Dabei kannst du feststellen, welche Prozesse bereits zuverlässig funktionieren und wo noch Anpassungen notwendig sind.
Bei der Auswahl solltest du insbesondere diese Punkte prüfen:
Wenn du zusätzlich verschiedene Systeme und ihre Funktionen vergleichen möchtest, findest du weitere Informationen im Artikel Beste Multichannel Software 2026.
Ein Systemwechsel bringt immer gewisse Risiken mit sich. Eine strukturierte Vorbereitung hilft dir, diese Risiken zu begrenzen.
Gerade bei einem größeren Systemwechsel solltest du deshalb nicht nur die technische Migration betrachten. Auch interne Abläufe und Verantwortlichkeiten müssen in die Planung einbezogen werden.
Wenn du dein bisheriges Warenwirtschaftssystem ersetzen möchtest, kann Afterbuy eine cloudbasierte Alternative sein. Die Software benötigt keine eigene Serverinstallation und kann direkt über die Cloud genutzt werden.
Afterbuy bündelt Warenwirtschaft, Lagerverwaltung, Auftragsverwaltung und Multichannel-Funktionen in einer Lösung. Bestellungen verschiedener Verkaufskanäle können zentral verarbeitet werden.
Für den Umstieg steht eine 30-tägige kostenlose Testphase zur Verfügung, sowie ein deutschsprachiger Support, der dich jederzeit persönlich unterstützen kann. So kannst du die Software mit deinen eigenen Anforderungen prüfen, bevor du dein bisheriges System endgültig ersetzt.
Ein Warenwirtschaftssystem zu wechseln muss kein riskanter Schritt sein. Entscheidend sind eine saubere Datenbasis, klare Anforderungen, ausreichend Zeit für Tests und ein kontrollierter Go-Live.
Die sieben Schritte führen dich von der Anforderungsanalyse über Datenbereinigung und Testmigration bis zur Nachkontrolle. Bei der Auswahl solltest du außerdem Cloud-Modell, Schnittstellen, Preisstruktur, Skalierbarkeit und Support berücksichtigen.
Wenn du eine cloudbasierte Lösung ohne eigene Serverinstallation suchst, kannst du Afterbuy zunächst kostenlos testen und die Funktionen im eigenen Arbeitsalltag prüfen.
Der Wechsel eines Warenwirtschaftssystems kann je nach Datenmenge und Komplexität wenige Tage bis mehrere Wochen dauern. Ein kleiner Händler mit wenigen Verkaufskanälen kann die Umstellung meist schneller durchführen als ein Unternehmen mit vielen Marktplätzen, umfangreichen Artikeldaten und zahlreichen Schnittstellen.
Auch die Datenqualität beeinflusst den Zeitaufwand. Wenn Artikel-, Kunden- und Auftragsdaten zunächst bereinigt werden müssen, verlängert sich die Vorbereitung. Dafür sinkt das Risiko, fehlerhafte Daten in das neue System zu übernehmen.
Artikel-, Kunden- und Auftragsdaten können bei einem Systemwechsel grundsätzlich über Importfunktionen oder andere Migrationswege übernommen werden. Welche Daten tatsächlich übertragen werden können, hängt vom bisherigen und vom neuen System ab.
Vor der Migration solltest du deine Daten bereinigen. Doppelte Artikel, veraltete Kundendaten oder fehlerhafte Bestände können sonst in das neue System übernommen werden. Eine Testmigration zeigt dir, ob die Daten korrekt zugeordnet wurden und ob weitere Anpassungen notwendig sind.
Ja, bei einer guten Planung kannst du während des Systemwechsels weiterverkaufen. Entscheidend sind ein klar definierter Übergangszeitraum und ein sorgfältig geplanter Go-Live.
Ein zeitlich begrenzter Parallelbetrieb kann dabei helfen, das neue System zu testen, während das bisherige System noch verfügbar ist. Besonders wichtig sind Tests der Bestellimporte, Bestandsänderungen, Marktplatz-Schnittstellen und Versandprozesse. Der konkrete Ablauf hängt jedoch von den beteiligten Systemen und deinem Geschäftsmodell ab.
Die Kosten hängen vom neuen System, dem Umfang der Datenmigration und der Komplexität deiner bestehenden Prozesse ab. Neben den laufenden Softwarekosten können beispielsweise Kosten für Datenmigration, Schnittstellen, Schulungen oder einen zeitweisen Parallelbetrieb entstehen.
Auch die Preise der Warenwirtschaftssysteme selbst unterscheiden sich deutlich. Einen Überblick über aktuelle Modelle und Kosten findest du im Artikel „Was kostet ein Warenwirtschaftssystem 2026?“.
Du solltest einen Wechsel prüfen, wenn Bestandsfehler häufiger auftreten, Daten mehrfach gepflegt werden müssen oder dein aktuelles System bei steigenden Bestellzahlen an Grenzen stößt. Auch steigende Kosten oder fehlende Funktionen können einen Wechsel sinnvoll machen.
Für die tatsächliche Umstellung eignet sich meist eine ruhigere Geschäftsphase. Ein Wechsel außerhalb des Weihnachtsgeschäfts oder anderer Verkaufsspitzen gibt dir mehr Zeit für Datenbereinigung, Tests und Schulungen. Je früher du die Umstellung planst, desto besser kannst du mögliche Probleme abfangen.
Wir schauen auf deine Verkaufskanäle, Abläufe und Ziele. Danach sagen wir dir offen, welcher nächster Schritt sinnvoll ist - und ob Afterbuy dabei zu deiner Situation passt.
Deine Situation zuerst
Konkrete nächste Empfehlung
Kostenlose und unverbindlich
